従業員から残業代を請求されたら？ 企業側の対処法を仙台オフィスの弁護士が解説！

従業員が「残業代を要求してきた」という事態が起こったとき、企業としてどのような対応をすべきか悩むかもしれません。では、放置してしまうと、企業にとってはどのようなリスクがあるのでしょうか。

1. （1）遅延損害金、遅延利息が発生する

   支払いが遅れた賃金などに対して、遅延損害金や遅延利息を請求されることがあります。本来支払うべき給与の支払いを延滞していたとみなされるためです。労働者側は、在籍中の場合は遅延損害金として年利6％、すでに退職している場合は遅延利息として年利14.6％の利率もの支払いが求めることが可能です。可能な限り、早期に和解したほうがよいでしょう。

2. （2）労働審判など裁判所での手続きを起こされる可能性がある

   労働審判とは、企業と従業員との間で生じたトラブルを適正かつ効果的に解決するために作られた紛争解決制度です。裁判よりも迅速に手続きが終結されるため、従業員側に起こされる可能性が十分にあります。

3. （3）ブラック企業という印象がつく

   従業員が企業とのトラブルを表沙汰にした場合、思わぬ風評被害を受けるかもしれません。不当に残業代を支払わない「ブラック企業」というイメージが定着し、取引先からの印象が悪くなるほか、人材確保の弊害となるおそれもあります。

企業としてのダメージを最小限にとどめ、従業員とのトラブルを一刻も早く解決するために下記のポイントを確認してください。

1. （1）労働時間と支払った残業代の確認

   まず、支払った給与と、実際に働いた分に対する残業代との整合性を確認しましょう。しっかりと労働時間を把握することが不可欠となります。タイムカードなどの勤怠記録を確認し、計算方法や法的に間違いがないかを確かめましょう。

2. （2）管理監督者にあたらないか

   労働基準法では、管理監督者には労働時間に関する規定が適用されないことが定められています。つまり、管理監督者には、原則として、残業代を支払う必要がないということです。
   
   ただし、管理監督者に該当するか否かは実態を重視され、役職名のみで一律に決められない面もあります。弁護士や社労士などの専門家に相談することをおすすめします。

3. （3）みなし残業として支払っていないか

   みなし残業制とは、一定の残業が生じると事前に想定し、あらかじめ給与に含めたうえで支払う制度のことです。みなし残業制が適用されていた場合、すでに支給済みである可能性もあります。しかし、想定時間を超えて働かせていた場合には、別途残業代の支払いが必要かもしれません。

4. （4）時効は成立しているか

   給料支払日の翌日から2年たつと、時効により支払いの義務は消滅します。請求対象の残業時期を確認し、2年以上前のものである場合は、支払わなくてもよい可能性が高いです。

5. （5）残業を禁止していたか

   残業は、企業の命令により従業員が行うものです。したがって、企業側が、従業員の過度な残業を黙認していなかったか、禁止していたにもかかわらず従業員自身の意思で残業していなかったかなどを、改めて確認しておく必要があります。
   そのうえで、過度な残業をしないよう企業として適切な指導が行われていたか、そのために業務調整を行っていたかなどの事情も把握しましょう。

従業員から残業代を請求された場合、損失を最小限におさえ、最速で問題を解決する必要があります。

ここでは、残業代請求があった際にとるべき対応について解説します。

1. （1）従業員から不満の声があがったとき

   従業員から残業代をめぐる不満が発生した場合、もっとも事態を悪化させる可能性が高いのはそのまま放置することです。
   
   不満を放置すると、離職率が高まるだけでなく、仕事に対するモチベーション低下から売り上げ悪化にもつながります。企業としては早急に実態調査にのりだすべきでしょう。

2. （2）残業代請求に関する内容証明郵便が届いた

   内容証明郵便が送付されてきた場合は、まず内容を確認し、要求された残業代と実際の支払い状況を確かめてください。そのうえで、未払いの残業代がある場合には早急に支払いを検討しましょう。

3. （3）従業員から証拠を開示するように請求された

   従業員が残業代を要求する場合、従業員側でも労働時間の正確な把握が必要になります。そのため、従業員からタイムカードなどの勤怠記録を要求される場合があります。その際は、下手に破棄や隠蔽（いんぺい）をしないことです。企業がタイムカードなどの勤怠記録を破棄したことが原因のひとつとなり、労働時間が推定計算されて残業代請求が認められた裁判例もあります（東京地裁 平成23年10月）。

4. （4）労働審判や訴訟による請求をされた

   従業員が労働審判や訴訟などを提起してきた場合は、企業の正当性を提示するための書類を短期間でそろえ、審判や裁判にのぞむ必要があります。必要な書類や証拠、流れなどについてはケースによって異なるため、個別で弁護士に相談したほうがよいでしょう。

5. （5）労働基準監督署の調査が入った

   労働基準監督署に相談されると、必要に応じて企業に調査が入ることがあります。場合によっては指導・是正勧告が行われる可能性もあるでしょう。労働基準監督署の残業代調査は数分単位で細かく行われることもあるため、常日頃から労務管理を徹底しておきましょう。

従業員から思いがけない残業代を請求されたら、少しでも早い段階で弁護士に相談することをおすすめします。

弁護士に相談するメリットとして、次のようなことが挙げられます。

1. （1）事態の放置は深刻化へ

   要求を放置すると、事態はどんどん深刻化していきます。未払いの残業代があれば遅延損害金が加算され、支払う金額も大きくなってしまうでしょう。事態を放置することで従業員は次の手段を検討しますので、裁判などを起こされる可能性も高まってしまいます。

2. （2）弁護士に相談するメリット・デメリット

   弁護士に相談する最大のメリットは、審判や裁判を有利に進めるためのポイントや、必要な資料の収集方法、正しい計算方法などのアドバイスを受けることができる点にあります。また、企業の代理人となって従業員との交渉を行ってくれるという点で、精神的にも大きな負担軽減となるでしょう。弁護士費用は発生しますが、デメリットはほとんどありません。
   
   なお、使用者から残業代請求をされる前の段階で会社側ができる対策についてアドバイスすることも可能です。まずは企業法務や労働問題に対応した経験が豊富な弁護士に相談してください。

残業代の請求は、場合によって企業が大きな損失を被ることもがあります。金銭的負担だけでなく、取引先からの信用低下、人材確保の弊害にもつながるというリスクを理解しておきましょう。

重要なのは、残業代請求があった際、とにかく早期に対応することです。そのためには、法的観点からアドバイスができる弁護士に相談することがスムーズな問題解決につながります。

ベリーベスト法律事務所・仙台オフィスでは、残業代をめぐるトラブルの企業サポートを承っています。トラブルを未然に防ぐことも視野に入れたリーガルサービスを提供しています。ぜひ一度ご相談ください。